Glavni razlog za uvođenje Document management sistema je smanjenje troškova, s obzirom da su:
- cene optičkih medija niže u odnosu na cene papira,
- tokovi informacija brži,
- vreme obrade kraće, i
- veće mogućnosti pružanja informacija.
Sve navedeno svakako povećava zadovoljstvo korisnika.
Ako se u preduzeće uvede moderan sistem za upravljanje dokumentima vreme obrade se može smanjiti i do 70%. Elektronsko arhiviranje i upravljanje dokumentima je složen proces čijom primenom korisnici, između ostalog, postižu veću efikasnost i uštede u radu.
Značaj i prednosti sistema za upravljanje dokumentima
Document management system (DMS) je jedan od tipova sveobuhvatnih Content management system (CMS) koji objedinjuje sledeće tipove sistema:
- Enterprise CMS (ECMS),
- Web CMS (WCMS),
- Document management system (DMS),
- Mobile content management system,
- Component content management system,
- Media content management system,
- Learning Content Management System (LMS).
Uloga CMS-a je da:
- omogući da veliki broj ljudi unosi i deli informacije,
- obezbedi kontrolu pristupa informacijama na osnovu uloge korisnika,
- obezbedi pomoć korisnicima u lakom skladištenju i preuzimanju informacija,
- smanji unos duplikata podataka,
- olakša pisanje izveštaja,
- omogući poboljšanu komunikaciju između korisnika.
Izvor: WIKIPEDIA
Šta je, zapravo, DMS? DMS je:
- Struktuirano odlaganje svih dokumenata koje se ogleda kroz:
 Pretvaranje u format dokumenata za dugotrajno arhiviranje (TIFF, PDF, PDF/A),
Upravljanje verzijama dokumenata,
Upravljanje pravima pristupa,
Struktuirano pretraživanje kroz atribute i full-text pretraživanje.
- Zatim, DMS je dugotrajno, nepromenljivo i sigurno arhiviranje kroz čuvanje dokumenata na diskovima, pri čemu možete izvršiti odabir pouzdanog a jeftinijeg medija za čuvanje i brisanje dokumenata nakon isteka vremena čuvanja zapisa.
- DMS podrazumeva i digitalni tok i automatski podsetnik što znači:
Spontano prosleđivanje dokumenata drugim korisnicima,
Kruženje dokumenata prema unapred zadatom toku.
Glavne DMS pogodnosti su:
- centralizacija podataka i dokumenata,
- lokalni i udaljeni pristup,
- brzo i efikasno pronalaženje,
- integracije sa poslovnim i tehničkim aplikacijama,
- visoka sigurnost kroz definisanje prava pristupa.
Ostale prednosti DMS-a svakako su:
- lakši pristup informacijama,
- upravljanje stanjima obrade dokumenata (verziranje),
- podrška u nastajanju dokumenata (upravljanje templejtima),
- automatizacija poslovnog procesa ili workflow,
- zaštita kroz definisanje prava pristupa,
- pristup svim informacijama direktno sa radnog mesta,
- arhiviranje svakog dokumenta samo jednom,
- znatno smanjenje troškova kroz bržu obradu dokumenata i povećanu efikasnost.
| 
